Neuen Vertrag anlegen

Einen neuen Vertrag zu einem Kunden können Sie anlegen, indem Sie den Kunden öffnen und auf die Schaltfläche Neu → Neuen Vertrag erfassen klicken. Zuvor müssen Sie jedoch in der Registerkarte Leistungen einen Vertrag ausgewählt haben.

Es öffnet sich das Fenster Neuen Vertrag anlegen. Hier wählen Sie den Anbieter aus. Jetzt stehen die zu dem Anbieter (wie im Abschnitt Vertragsmodelle anlegen beschrieben) hinterlegten Vertragsmodelle zur Auswahl. Als Datum des Vertragsabschlusses wird Ihnen immer das aktuelle Datum angeboten. Der Vermittler kann, muss aber nicht aus der
Mitarbeiterliste ausgewählt werden.

Bevor Sie mit Vertrag anlegen bestätigen können, müssen Sie das anzulegende Vertragsmodell mit einem Häkchen markieren.

Im Bereich Basisdaten können Sie jetzt individuelle Vertragsleistungen festlegen und Vereinbarungen zu den entsprechenden Leistungen treffen. Der Bereich Verwaltung ermöglicht es Ihnen Ihre, in der Datenbank hinterlegte Bankverbindung auszuwählen und den Vertrag mit einer Verordnung zu verknüpfen.
Das bedeutet, dass Leistungen des Vertrages und der Verordnung beim Einchecken im Besuchsverlauf hinterlegt werden, solange sie in der laufenden Woche verfügbar sind.
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Wenn z. B. die Verordnung 2 mal pro Woche empfiehlt und der Vertrag eine Flatrate beinhaltet, würde beim dritten Besuch innerhalb der Woche nur noch ein Besuchsverlaufseintrag im Vertrag erzeugt werden. Wenn Sie den Haken im Feld Vertrag endet mit der Beendigung der Verordnung automatisch setzen, wird der, mit der Verordnung verknüpfte Vertrag, bei Endabrechnung bzw. wenn der Status auf fertig gesetzt wird beendet. Wenn die Verordnung zur Endabrechnung bereitgestellt wird, erscheint eine Meldung, dass auch der Vertrag beendet wird.

Es ist zwingend nötig im Feld Laufzeit vom ein Datum für den Vertragsbeginn anzugeben.

Durch Anklicken der Schaltfläche laufzeiteinstellungen-bearbeitenLaufzeiteinstellungen bearbeiten öffnet sich das Eingabedialogfenster Laufzeiteinstellungen bearbeiten. Hier können Sie Einstellungen zur Kündigungsfrist, zur automatischen Vertragsverlängerung sowie zur Laufzeit vornehmen. Reha-Fit prüft beim Programmstart, ob automatische Vertragsverlängerungen anstehen und führt diese dann eigenständig durch.

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Im Teil Zahlungsdaten werden die Zahlungsmodalitäten z. B. Barzahler, Lastschrift usw. festgelegt. Des Weiteren können Sie hier die Bankverbindung des Kunden, die vorher in den Stammdaten hinterlegt worden sein muss, die Zahlweise und das Abrechnungsdatum auswählen. Wenn der Kunde Ihnen eine Einzugsermächtigung erteilt hat, müssen Sie das im entsprechenden Feld mit einem Häkchen kennzeichnen und das Datum ergänzen.
Für die Berechnung der Kosten müssen Sie noch entsprechende Angaben in der Registerkarte Kalkulation machen. Um eine Kostenart zu erfassen, klicken Sie auf Neuer Eintrag. Jetzt können Sie eine Kostenart im entsprechenden Feld auswählen, den Zeitraum und den Betrag eingeben, das Zahlungsintervall wählen und festlegen, ob die Kosten im Voraus und/oder in ganzen Intervallen fällig sind. Um eine Kostenart zu löschen wählen Sie Eintrag löschen. Einmalige Vertragskosten sind immer im Voraus und in ganzen Intervallen fällig. Deshalb ist auch keine Auswahl möglich.

Wenn Sie die Vertragsbearbeitung abgeschlossen haben, müssen Sie nur noch speichern.
Ergeben sich Änderungen in der Kalkulation z. B. Beitragserhöhungen oder -senkungen gehen Sie, wie im Abschnitt Rechnungsstatus bearbeiten beschrieben vor.

Möchten Sie innerhalb eines Vertrages einen Besuchsverlaufseintrag hinzufügen, klicken Sie in der Registerkarte Besuchsverlauf die Schaltfläche Verlaufseintrag hinzufügen an. Jetzt müssen noch die Einzelleistungen des Vertrages mit einem Häkchen auf der rechten Seite markiert werden. Haben Sie keine Leistung ausgewählt bekommen Sie beim Speichern einen Hinweis darauf.